+372 660 6925
Menüü

9 küsimust, mis aitavad leida õige raamatupidaja

Ettevõtte rahaasjade usaldamine teise inimese kätesse ei ole lihtne. Tuleb veenduda, et tegemist on ausa partneri ja raamatupidajaga, kellele rahumeeli oma finantsasjad üle anda. Kuid kuidas leida seda õiget teenuseosutajat? Millistele kriteeriumitele peaksid nad vastama ning kuidas otsingut kiiremaks ja lihtsamaks teha?

Oleme välja toonud 9 põhilist küsimust, millele mõeldes ja vastates peaksid leidma kindla ja kompetentse teenuseosutaja, kes ettevõtte edasiseks arenguks alati abiks ja toeks on:

  • Kas raamatupidaja on minu ettevõtte valdkonnaga kursis?
  • Kui pikk on raamatupidamisteenuse osutaja kogemus ja kogu kollektiivi staaž?
  • Kas hinnastamine on läbipaistev ning tingimused selged?
  • Kuidas mina tellijana saan ise panustada, et hoida oma kulusid madalamal?
  • Kas tulevane raamatupidaja on mõistev ning suhtlemine temaga ladus?
  • Kes tegelikult töötab minu ettevõttega ja kui kiiresti saan nõu?
  • Kas ligipääs raamatupidamistarkvarale on tagatud ning kas pakutakse ka tuge selle kasutamisel?
  • Kes on esindajaks suhtluses Maksu- ja Tolliametiga ning vajadusel audiitoriga?
  • Kuidas on korraldatud raamatupidamine töötaja haigestumisel, puhkusel olles või lahkumisel?

Kas raamatupidaja on minu ettevõtte valdkonnaga kursis?

Raamatupidamisteenuse osutaja klientide arv annab aimu, kui lai on raamatupidamisbüroo teadmiste pagas. Kui kliendibaasis on juba üle 100 kliendi, võib olla üsna kindel, et raamatupidamisfirmal on sama või sarnase tegevusalaga kokkupuuteid ning sellevõrra on sinu raamatupidamise üleminek ladusam ja tugi tulevikus parem.

Abiks otsustamisel on ka töötajate arvu teadmine. Mida rohkem on teenusepakkuja juures töötajaid, seda ulatuslikum on erinevate teemade lahendamise hulk ning kogemuste pagasi suurus.

Kui pikk on raamatupidamiseteenuse osutaja kogemus ja kogu kollektiivi staaž?

Mida vanem on raamatupidamisbüroo, seda suurema kindluse saad osutatava teenuse kvaliteedist ning jätkusuutlikkusest. Kindlasti tutvu teenuspakkuja klientide tagasisidega.

Samuti võid täpsustada raamatupidaja individuaalset taset, kuid pigem on olulisem kogu kollektiivi üldine staaž. Töö raamatupidamisbüroos on reeglina korraldatud selliselt, et vähemkogenud raamatupidajatele on tagatud piisav tugi, mis aitab kaasa tema kiiremale arengule.

Kas hinnastamine on läbipaistev ning tingimused selged?

Raamatupidamisteenuste eest on üldjuhul võimalik tasuda kas tunnihinna, kannete mahu või kuumakse alusel. Enimlevinud on kande- ja kuutasupõhine hinnastamine.

Kindlasti tuleb täpsustada, mis kuulub arvestatud tasu sisse. Näiteks: mahupõhise hinnastamise puhul – iga kande maksumus, muude tasude arvestuse alused; kuumakse korral – millised tegevused ja aruanded on kuutasus arvestatud ning milliste toimingute eest tuleb maksta lisatasu.

Loe lisaks: Mille eest raamatupidamisbüroo arve esitab?

Hinnapakkumine raamatupidamisteenuse osutajalt peaks endas sisaldama põhjalikku ülevaadet tehtavatest töödest ja tasudest. Kõik tingimused võiksid olla täpsustatud ja läbiräägitud enne lepingu sõlmimist, et hilisem oodatust kõrgem arve ei oleks ebameeldivaks üllatuseks.

Kuidas mina tellijana saan ise panustada, et hoida oma kulusid madalamal?

Mida paremini on arved ning tšekid organiseeritud ja märgistatud, seda vähem läheb raamatupidajal aega nende sorteerimisele, seostamisele ja lahti mõtestamisele. Andes dokumendid edasi selge täpsustava infoga (nt info kulude jaotuse, eri projektide juurde käiv kulu jms), hoiab see kokku teenuse osutamiseks kuluvat aega, mis omakorda tähendab madalamaid kulusid.

Tänapäeval on kasutusel mitmeid võimalusi edastada andmed ja dokumendid elektrooniliselt. Selline moodus ei ole mitte ainult lihtne ja aega kokku hoidev, vaid ka keskkonnasõbralik ja turvaline. Dokumentide edastamine peab olema mugav, toimiv ning üheselt kättesaadav mõlemale osapoolele, seepärast tuleks teenuspakkujalt ka antud võimalusi täpsustada.

Kas tulevane raamatupidaja on mõistev ning suhtlemine temaga ladus?

Olenemata ettevõtte suurusest ja tegevusalast suhtleb ettevõtja oma raamatupidajaga palju ning seda eriti koostöö alguses. Seetõttu on soovitav kohtuda lisaks raamatupidamisfirma kontaktisikule (kelleks võib olla nii firma juht või keegi teine teenuse osutamise eest vastutav isik) ka oma raamatupidajaga, et veenduda, kas suhtlemine temaga on sujuv ning tegemist isikuga, kellelt saab alati nõu küsida ja kellele oled valmis delikaatset informatsiooni jagama.

Kes tegelikult töötab minu ettevõttega ja kui kiiresti saan nõu?

Suuremates raamatupidamisbüroodes töötavad tellijaga enamjaolt kliendihaldurid, kes on murede ja küsimuste korral kliendile esmaseks kontaktiks. Tihtipeale ei tegele aga haldurid otseselt kliendi arvete ja muude igapäevaste toimingutega, vaid on suhtlemise vahelüliks. Reaalses elus võib osutuda efektiivsemaks see, kui saad otse oma raamatupidajaga suhelda ning seeläbi oma murele või probleemile kiiremini ka vastuse saada. Ole teadlik, milline on tööprotsess selles ettevõttes, kust plaanid raamatupidamisteenust osta ja mõtle läbi, kas see sulle sobib.

Kas ligipääs raamatupidamistarkvarale on tagatud ning kas pakutakse ka tuge selle kasutamisel?

Iga teenusepakkuja kasutab omale meelepärasemat ja töökindlamat raamatupidamistarkvara.

Väiksemate ettevõtete puhul ei pruugi kliendil raamatupidamisprogrammile vajalikku ligipääsu olla, kuid tasub kindlasti seda võimalust uurida. Oma äri kasvades võib sul selleks ühel päeval vajadus tekkida. Enamalt jaolt ei ole tarkvara ligipääsulitsentsid teenuse hinna sees.

Vähem oluline pole tugi raamatupidamisprogrammi kasutamisel, isegi kui ligipääs sellele on olemas. Kindlasti soovitame uurida, kas ettevõte pakub tuge tarkvara kasutamisel ning näitab ja selgitab, kuidas oma dokumente ja aruandeid hõlpsasti jälgida.

Kes on esindajaks suhtluses Maksu- ja Tolliametiga ning vajadusel audiitoriga?

Kogenud raamatupidamisbüroo võtab kliendi esindamise enda peale, seda nii suhtluses Maksu- ja Tolliametiga kui ka vajadusel audiitoriga. Niisugune lahendus on tellijale tunduvalt mugavam, kui ise sellele oma aega panustades.

Selleks piisab volituste andmisest ning pädev raamatupidaja edastab või tellib ise kõik vajalikud tõendid, saadab avaldused, deklaratsioonid ning registreerib töötajad. Selline korraldus teeb koostöö lihtsamaks ning kiiremaks mõlemale osapoolele ja on ettevõtte omanikule aega säästev.

Kuidas on korraldatud raamatupidamine töötaja haigestumisel, puhkusel olles või lahkumisel?

Üks väga oluline detail on raamatupidaja asendus tema haigestumisel, puhkuse ajal või lahkumise korral.

Raamatupidaja tööülesanded on seotud tähtaegadega ja olenemata sellest, et kas töötaja on tööl või mitte, on ettevõtja kohustatud esitama maksudeklaratsioonid ning tasuma arved tähtajaliselt. Hästi korraldatud raamatupidamisbüroos on asendus alati olemas ning klient ei pea muretsema temale pandud kohustuste täitmise eest.

Loodame, et ülalmainitud punktid annavad parema ettekujutuse otsingu protsessist ning teevad usaldusväärse partneri leidmise lihtsamaks ja kiiremaks. Rohkem infot ja abi saab meie eelnevatest blogidest ning meeleldi vastame lisaküsimustele ka telefoni või meili teel.