+372 53 242 790
Menüü

Kuidas valida raamatupidamisteenuse pakkujat?

Raamatupidamisteenuse sisseostu abimees.

Mida silmas pidada raamatupidamisteenuse osutaja valikul?

Raamatupidamisbüroo valikul tuleks kindlasti silmas pidada ja järele küsida ning uurida:

  • Kui kaua on raamatupidamisbüroo tegutsenud.
  • Kui suur on raamatupidamisbüroos töötajate arv.
  • Millised on raamatupidamisteenus pakkuja  referentsid (nt mis tegevusala ettevõtete raamatupidamist on nad teinud, kui suuri ettevõtteid, kui suure töötajate arvuga jne).
  • Kes on raamatupidamisbüroo omanikud ja vastutavad isikud, millised on nende kogemused ja haridus.
  • Kuidas on tagatud raamatupidamisteenuse kvaliteet.
  • Milline on raamatupidamisteenuse osutamise protsess, kuidas toimub andmete edastus ja informatsiooni vahetus.
  • Kas raamatupidamisteenuse osutamise leping sõlmitakse kirjalikult.
  • Milline on raamatupidamisbüroo vastutus.
  • Milline on raamatupidamisbüroos töötavate inimeste haridus ja millised on nende kogemused.
  • Kuidas on korraldatud töötajate koolitus.
  • Kas ja kuidas on tagatud ettevõtet teenindava raamatupidaja asendamine tema haiguse või puhkuse ajal.
  • Kuidas on tagatud andmete turvalisus ja säilimine.
  • Millist tarkvara kasutatakse raamatupidamisteenuse osutamisel.
  • Kus asub raamatupidamise andmebaas ja kuidas on see turvatud.
  • Kas on võimalik saada lisandväärtust täiendavate teenuse näol.
  • Kas raamatupidamisbürool on sõlmitud vastutuskindlustusleping, et korvata raamatupidaja võimalikest eksimustest tulenev kahju.
  • Kuidas kujuneb raamatupidamisteenuse hind.

Millised on võimalikud riskid raamatupidamisbüroo valikul?

Samamoodi kui ettevõttesse oma raamatupidaja palkamisega, kätkeb ka raamatupidamisteenuse osutaja valik alati riske, mida tasuks tähele panna.

  • Ühe töötajaga raamatupidamisbüroodes on sarnaselt ettevõtte oma raamatupidajale suurimaks riskistsenaariumiks inimese haigestumine, aga samuti läbipõlemine.
  • Raamatupidaja lahkumisel raamatupidamisbüroost võib juhtuda, et koos temaga kaob ka kogu kliendi kohta käiv informatsioon, mida ei ole dokumenteeritud.
  • Lõpptulemus võib ka suures raamatupidamisbüroos olla halb, seda juhul, kui suhtlemine raamatupidajaga ei toimi.
  • Raamatupidamisteenuse osutamise leping võib olla ebaselge ja seetõttu jääda tellijale arusaamatuks.
  • Raamatupidamisteenuse pakkuja majandusraskustesse sattumise või pankroti korral võib ettevõtet puudutava informatsiooni kättesaamine olla raskendatud.
  • Alati tuleks veenduda, kas raamatupidamisteenus pakkujal on kehtiv vastutuskindlustus, mis korvab raamatupidaja eksimusest tingitud kahjud.

Miks on soovitatav sõlmida kirjalik raamatupidamisteenuse leping?

Kuigi ka suuline leping on leping, on hiljem väga raske, et mitte öelda võimatu tuvastada, milles täpselt kokku lepiti. Seetõttu on vägagi soovitav raamatupidamisteenuse ostmisel sõlmida kirjalik leping.

  • Kirjalikus lepingus fikseeritakse tööjaotus kliendi ja raamatupidamisbüroo vahel, tööde tegemise ja dokumentide esitamise tähtajad, aga samuti poolte õigused ja kohustused.
  • Suulisi kokkuleppeid võivad pooled hiljem väga erinevalt mäletada.
  • Nii ettevõttes kui ka raamatupidamisbüroos võib personal vahetuda ja seega võib oluline info suuliselt kokkulepitu kohta kaduma minna.
  • Kirjalikus lepingus fikseeritakse tööde hind ja selle kujunemise alused ning see aitab hiljem vältida võimalikke vaidlusi hinna üle.

Mida raamatupidamisteenuse sisseost ettevõttelt nõuab?

Nõudmised infole on samad nii oma raamatupidaja palkamise, teenuse sisseostu kui ka ise raamatupidamise tegemise korral.

Teenuse sisseostu korral on kasulik kirjalikult koostada poolte kohustuste nimekiri. Selles fikseeritakse millist infot ja mis tähtajaks vajab teenuse osutaja, et täita maksude deklareerimiskohustus. Mis ajaks ja mis vormis esitab teenuse osutaja juhatusele ülevaate ettevõtte tegevusest. Mis dokumendid koostatakse ettevõttes, näiteks müügiarved. Millised dokumendid koostab teenuse osutaja, näiteks kuluaruanded. Mida on vaja selleks, et koostada ettevõtte eelarvet.

Selline kokkulepete nimekiri aitab lahendada hilisemaid võimalikke arusaamatusi.

Kuidas mõõta õnnestumist?

Mille alusel saab ettevõte öelda, et tema otsus raamatupidamisteenuse osutaja valikul oli õige? Võimalusi tulemuse mõõtmiseks on mitmeid, järgnevalt mõned neist:

Õigeaegsus – kas maksudeklaratsioonid ja igakuine ülevaade on esitatud juhatusele tähtaegselt.

Automaatsus – kas kord kokku lepitud tegevused toimivad ka siis, kui ettevõttega põhiliselt tegelev raamatupidaja on haige või puhkusel.

Efektiivsus – kas teenuse osutaja saab tööga kiiremini valmis, kui ettevõtja ise oleks saanud.

Täpsus – kas esialgne kuuaruanne ja hiljem esitatud täpsustus erinevad üksteisest oluliselt ehk kas teenuse osutaja peab oma tööd olulisel määral parandama.

Arusaadavus – kas aruanded on kergesti arusaadavad ja lihtsalt loetavad ning lähtuvad ettevõtte tegevusest ning annavad infot ettevõtte finantsseisundi kohta.

Lisateenused – kas teenuse osutaja on teinud ettepanekuid äritegevuse tõhustamiseks, kas ta juhib ettevõtja tähelepanu seikadele, mis võiksid parandada ettevõtte majandustulemust.

Allikas: RMP Eesti OÜ http://rmp.ee/raamatupidamine/raamatupidamine-yldiselt/12331